グループアドレス帳

●グループアドレス帳

概要
情報の検索とソート
情報の新規登録
登録情報の編集と削除
グループアドレス帳の設定
CSVファイルでの入出力

●概要

グループアドレス帳は、グループで共有して利用するアドレス帳です。
登録情報はCSVファイルでの入出力が可能です。また登録された情報には、キーワードでの全文検索や、項目ごとにソート（昇降順並び替え）が簡単に掛けられます。
グループアドレス帳は、ウェブメーラーとブロードキャストメールに連携します。アドレス帳に登録されたメールアドレスは、ウェブメーラーでメールの送信先を簡単に選択できたり、ブロードキャストメールでメールを一斉配信することができます。
ウェブメーラーおよびブロードキャストメールについて詳しくは、操作ガイドのそれぞれの項をご覧ください。

あなたが複数のグループに所属している場合、別グループのアドレス帳を表示するには、グループ選択リストボックスから任意のグループを選択します。

●情報の検索とソート

初期画面では、登録されている情報に対して検索が可能です。
50音のインデックスボタンでは前方一致の検索を実行します。検索対象の属性は、デフォルトでは「社名ふりがな」になっています。
その他、前方一致チェックボックスと、属性セレクトボックス、キーワード入力ボックス等を用いて、自在な情報検索が可能です。この時、すべてのグループアドレス帳を検索のチェックボックスにチェックを入れた状態で検索を掛けると、あなたが所属しているすべてのグループのアドレス帳に検索が掛かります。
初期画面にカードリストを表示させるか否かについては、プライベートアドレス帳の設定画面で選択できます。

また、表示されたカードリストの最上部にある各項目名は、それぞれソート（昇降順並び替え）ボタンになっています。
これらのボタンは押す度に、押されたボタンの項目情報を、カードリストに昇降順して表示します。

●情報の新規登録

新しい情報を追加するには、画面右上の登録カードの追加ボタンを押します。

新規登録カードの追加画面が表示されるので、必要な情報を入力し、登録ボタンを押します。

●登録情報の編集と削除

登録されている情報を変更または削除するには、表示されたカードリスト画面で任意の登録カードの第１項目目をクリックします。カードリスト画面では、第１項目目の表示項目が必ず編集画面へのリンクとなります。万一第１項目目が空欄でも、空欄のリンクがありますのでクリック可能です。

登録カードの編集画面が表示されるので、情報を書き換えます。
表示されている登録カードそのものを削除するには削除ボタンを押します。確認画面が表示されるので、誤って操作した場合には操作を取り消してください。

登録カードの編集画面には、表示チェックボックスがあります。
このチェックボックスがオフの時、グループアドレス帳の設定画面で、非表示設定の登録カードを強制表示させる設定をオフにすると、その登録カードは検索結果に表示されなくなります。リストから一時抹消する時などに用います。

●グループアドレス帳の設定

グループアドレス帳の設定を行うには、メニューバーに表示されたグループアドレス帳の設定ボタンを押します。
グループアドレス帳の設定画面では、カードリストに表示する項目の選択及びその表示順設定、登録カードの表示設定他、CSVファイルの入出力が行えます。

①
設定画面上部にある表では、カードリストに表示する項目の選択と、項目の表示順序を設定します。

②
このチェックボックスがオンの時、アドレス帳の初期画面にカードリストをデフォルトで表示します。この設定は、ユーザ個別に持つことができます。

③
このチェックボックスがオンの時、個々の登録カードを非表示設定（登録カードの編集画面で設定できます）されていにしていても、すべての登録カードを強制的に検索結果に出力します。

④
CSVファイルの入出力については、CSVファイルでの入出力をご覧ください。

●CSVファイルでの入出力

アドレス帳の登録カードはCSVファイルでの入出力が可能です。

アドレス帳に登録されている情報をCSVファイルに出力する場合、CSV出力ボタンを押します。

現在のアドレス帳にCSVファイルから登録カードを追加することができます。取り込む情報を記載したCSVファイルを予め作成し、参照ボタンを押してCSVファイルを選択、CSV入力ボタンを押します。
確認の為に追加する情報が一覧で表示されるので、間違いなければ追加ボタンを押します。操作を取り止める場合には中止ボタンを押してください。
CSVファイルから情報を取り込んだ場合、追加した情報がすぐにカードリストに反映されない場合あります。この場合、再度アドレス帳にアクセスし直してください。

CSVファイルの作成時には以下の各点にご注意ください。

入力するCSVファイルのファイル名は、必ず半角英数字にしてください。全角文字のファイル名の付いたCSVファイルでは、取り込み時にエラーになります。
CSVファイルから入力される情報は、既存のカードリストに追加される形になります。
CSVファイル内のデータ項目は全１７項目で以下の並び順とし、最後の１７項目は必ず半角数字の「 1 」又は「 0 」を記述してください。この項目が「 1 」の場合、このカードをカードリストに表示する設定がオンになります。

１	２	３	４	５	６	７	８	９	１０	１１	１２	１３	１４	１５	１６	１７
会社名	支社名	部署	役職	〒	住所１	住所２	TEL	FAX	ホームページ	お名前	ふりがな	携帯	E-Mail	備考	その他	1